Dokumente digital verwalten – Software setzt Ressourcen im Büro frei. Unter dem Motto: „Macht Schluss mit den Papierbergen im Büro“ hat das Fachmagazin eilbote die wichtigsten Punkte unserer digitalen Archivierungssoftware zusammengefasst. Wir bedanken uns für diesen lesenswerten Bericht.
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Macht Schluss mit den Papierbergen im Büro
Dokumente automatisch archivieren – Software setzt Ressourcen im Büro frei
Immer noch Alltag in vielen Büros: Rechnungen, Lieferscheine und andere Papiere stapeln sich auf den Schreibtischen. E-Mails müssen ausgedruckt, gelocht und abgeheftet werden. Mitarbeiter verschwenden ihre Zeit damit, nach Dokumenten zu suchen oder sie umständlich in die zahllosen Ordner in den massigen Regalen einzusortieren. Es gibt aber bereits gute Möglichkeiten, diese Zettelwirtschaft loszuwerden und von überall her auf seine Dokumente zugreifen zu können. Eine davon ist die neue Archivierungssoftware AMS Archiv aus dem Hause Datentechnik Müller Software. Die IT-Dienstleister aus Schwäbisch Gmünd sind keine Unbekannten in der Branche, stellen sie doch seit über 30 Jahren Softwarelösungen insbesondere in den Bereichen Finanz- und Lohnbuchhaltung für den Landtechnik- und Motorgerätefachhandel zur Verfügung.
Per Klick im Archiv
Mit AMS Archiv können Fachhändler alle eingescannten Papierbelege wie Ein- und Ausgangsrechnungen, Angebote, Lieferscheine, handschriftliche Notizen archivieren. Nach weiteren Angaben des IT-Dienstleisters legt die neue Archivierungssoftware zudem alle anfallenden Dokumente gängiger Programme und Dateitypen, aber auch verschiedenste Bilddateien und Videomaterialien sowie Belege aus der Warenwirtschaft und der Finanzbuchhaltung richtig ab und findet sie auch jederzeit schnell wieder. Sogar XML-Daten für die automatisierte Rechnungsverarbeitung übersetzt AMS Archiv demnach völlig automatisch. Ebenso können Daten von mobilen Endgeräten in das Archivierungsprogramm synchronisiert werden, erklärt das Softwarehaus. Dabei liest das Programm die Dokumente automatisch und durchsucht sie auf Schlagworte, um sie anschließend selbstständig zu archivieren.
So kann das Programm Unternehmensangaben zufolge eine Rechnung erkennen und sie dementsprechend automatisch im Ordner „Rechnungen“ ablegen. Die zu archivierenden Dokumente werden in einer Tabelle zur Vorschau aufgelistet und sind damit sofort einsehbar. Wesentlicher Vorteil des Archivierungssystems, das die Daten zusätzlich sicher in der Cloud ablegt, ist seine Suchfunktion, mit der Dokumente blitzschnell wiedergefunden werden können. Dank der integrierten OCR Texterkennung können die Mitarbeiter nicht nur anhand der Schlagworte, sondern auch mit einer Volltextsuche auf die Dokumente zugreifen. Somit lässt sich ein Dokument auch durch eine Produktangabe, wie zum Beispiel „Joystick“, mühelos finden.
Anbindung an WWS und Fibu
Für weitere Prozessoptimierung im Alltag soll die Anbindung zur Warenwirtschaft und zur Finanzbuchhaltung sorgen. Nach weiteren Angaben der IT-Experten aus Schwäbisch Gmünd ist die intuitiv zu bedienende Software zudem mandantenfähig und mehrsprachig. Darüber hinaus erlaube AMS Archiv für jedes Dokument oder jeden angelegten Ordner die Vergabe von separaten Zugriffsrechten, die die Möglichkeit der Dokumentensuche regeln. Mit der integrierten Benutzerverwaltung könne somit unkompliziert und detailliert definiert werden, welcher Mitarbeiter welche Inhalte sehen und/ oder bearbeiten darf. Datentechnik Müller weist außerdem darauf hin, dass steuerrelevante Daten auf Knopfdruck abrufbar sind.
Somit könnten beispielsweise die Eingangsrechnungen für Januar 2018 direkt per Klick an den Steuerberater gesendet werden.
© eilbote, Ausgabe 8 / 2018
